Nach jedem Todesfall wird das Bezirksgericht vom Standesamt automatisch vom Ableben eines Menschen verständigt. Das Gericht leitet die Sterbemitteilung wiederum an den zuständigen Notar weiter. Er ist vom Gesetz dazu bestellt das Verlassenschaftsverfahren durchzuführen und wird in dieser Funktion als „Gerichtskommissär“ tätig. Der Notar erhebt in der Regel bei einem Bestattungsunternehmen Angehörige und sendet dann – meistens an den Besteller des Begräbnisses - eine Ladung zur Todesfallaufnahme. Zu dieser Erstbesprechung wird vom Gerichtskommissär eine Person geladen, von der angenommen wird, dass sie über die persönlichen und vermögensrechtlichen Verhältnisse der verstorbenen Person Bescheid weiß. Es ist aber nicht notwendig, dass alle erbberechtigten Personen bereits bei der Errichtung der Todesfallaufnahme anwesend sind. Oft erfährt der Gerichtskommissär erst im Zuge der Todesfallaufnahme, wer Partei (Kinder, Ehegatte etc.) des Verlassenschaftsverfahrens ist. Bei dem Termin werden einerseits die Verwandtschaftsverhältnisse und andererseits die Vermögensverhältnisse anhand eines Fragenkatalogs festgehalten. Es wird erörtert, welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind, ob letztwillige Verfügungen des Verstorbenen vorhanden sind und wird die weitere Abwicklung besprochen.